新年度にあわせて経費処理のデジタル化を考えてみた(1)

日々の領収書や請求書。経費管理など、結局年末や年度末にえいや!と慌ててやるのがパターンになってませんか?(バリバリそうです。自分)

年度も新しくなって、ここで抜本的にお金回りのあり方や使い方を含め日常的な経費処理を工夫してみることにしました。たぶん、シリーズでお送りします。

まず、お金の使い方の日常的なパターンを振り返ってみました。

コンビニ支払いはSuica、その他出来る限りカードで

これを意識し始めてたのにはいくつか理由があります。

まず、2年ほど前におこなった大掛かりな断捨離の際に、記念にプレゼントしてもらった財布。abrAsusの薄い財布。(KNNの神田さんに教えてもらいました)

abrAsus

この財布、カードの枚数も小銭も制限されるので、必要最小限にしぼらないといけません。

なので、支払いはなるべくSuicaもしくは厳選したカードで。クレジットカード選びも、実はあまり考えてやってこなかったのですが、これを機会に各社比較して精査してみたいと思っています。

Suicaは便利なんだけど、経費の切り分けが難しい

カードを使う利点は現金の持ち合わせや小銭が必要ない。ということもあるのですが、最大のメリットは「履歴が残る」ことにつきます。オンラインで確認できるので、入出金が管理しやすく、経費精算や帳簿の転記が劇的に楽になります。

ところが、Suicaの場合は、オンラインで履歴を確認しようとしても、(携帯電話についているmobile suicaは別ですが)カード型のsuicaは履歴閲覧機能が乏しく、交通費にいくら使って、コンビニ支払い等の雑費との切り分けができませんでした。

そこで導入したのが、PaSoRi RC-S370とReceiptKeeper(Mac)です。

ReceiptKeeper App
カテゴリ: [ライフスタイル] 価格: ¥350

(ちなみに、PaSoRiを上記のソフトを使う場合は、執筆時時点S380というバージョンは対応していないので、あえて一つ前の機種S370を使います。こちらでも確定申告の電子申告、EdyもPasmoもその他交通系ICカードにも対応してます。)

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基本SonyのPaSoRiはマック未対応なので、このソフト入れても動くのか心配でしたが、ドライバー類を入れる必要もなく、AppStoreから購入しただけで、なんの設定もなく動いたのには感動でした。

しかも、先日新たに使い直したSuicaの二年前の履歴もさっくりと出てきてびっくり。(Suicaって数年使わないと、ロックがかかって自動改札通れなくて、駅員さんにロック解除してもらいました)

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CSV形式やTXT形式にも出力できるので、エクセルなんかで管理もできます。

当然ですが、バスの行き先や物販の購入物や購入店まではわかりませんが、交通費と雑費の切り分けはこれで完璧です。備考欄に直接追記もできます。

年末にエクセルでフィルタリングしてしまえば、月額の交通費の算出等も瞬間に終了。いやぁ便利です。

出来る限り、こうした事務作業は生産性高くこなして、やるべきことに集中すべきですからね。

このあと、請求書管理や、オンラインバンクでの管理、freeeの導入や、レシート管理アプリなど、経費処理のデジタル化について進めて行きたいと思います。